W niniejszym dokumencie Instytut Psychologii Zdrowia Polskiego Towarzystwa Psychologicznego (PTP) jako Administrator danych osobowych (ADO) przedstawia, w jaki sposób wdraża przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i ich swobodnego przepływu.

Za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby. W przypadku zbierania i wykorzystywania danych osobowych zachowujemy przejrzystość w zakresie podstawy i sposobu przetwarzania danych osobowych.

BEZPIECZEŃSTWO

Wdrożyliśmy środki, aby zabezpieczyć dane osobowe przed utratą, kradzieżą, niewłaściwym użyciem i nieautoryzowanym dostępem, ujawnieniem, zmianą i zniszczeniem. Wszystkie zbierane dane chronione są z użyciem odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych oraz procedur bezpieczeństwa. Wdrażamy nasze wewnętrzne zasady, procedury i realizujemy szkolenia obejmujące ochronę danych, ich bezpieczeństwo i poufność.

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH (ADO)

Instytut Psychologii Zdrowia Polskiego Towarzystwa Psychologicznego (PTP)

ul. Gęślarska 3,

02-412 Warszawa

Z ADO można skontaktować się w następujący sposób:

• listownie na adres: Instytut Psychologii Zdrowia Polskiego Towarzystwa Psychologicznego, ul. Gęślarska 3, 02-412 Warszawa
• mailowo: Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.
• telefonicznie: 0-22/ 863 87 38, fax 0-22/ 863 42 75

INSPEKTOR OCHRONY DANYCH (IOD)

W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych został powołany Inspektor Ochrony Danych - Katarzyna Mączyńska, z którą mogą się Państwo skontaktować za pomocą e‑maila: Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. .

RODZAJ I KATEGORIE DANYCH

W zależności od celu i podstawy prawnej przetwarzania Instytut Psychologii Zdrowia PTP może zbierać i przetwarzać m.in. następujące dane:

1. dane identyfikujące, takie jak: imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia, nazwa firmy, NIP, REGON, adres prowadzenia działalności gospodarczej, numer rachunku bankowego;
2. dane kontaktowe, takie jak: adres korespondencyjny, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail;
3. dane zbierane podczas postępowania rekrutacyjnego: wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, umiejętności, referencje, wizerunek, inne informacje dobrowolnie ujawnione w dokumentach aplikacyjnych i podczas prowadzonego postępowania rekrutacyjnego;
4. dane zbierane podczas postępowania rekrutacyjnego do Profesjonalnej Szkoły Psychoterapii, na proponowane przez Instytut Szkolenia czy na staż kliniczny: rodzaj wykonywanej pracy, dodatkowe szkolenia, posiadane dyplomy i certyfikaty, tytuły profesjonalne, staże kliniczne, inne doświadczenia z tej tematyki, publikacje, dyplom ukończenia Szkoły Psychoterapii;
5. dane zbierane i przetwarzane w celu świadczenia usług medycznych, w tym w szczególności dane dotyczące stanu zdrowia. W przypadku pacjentów podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak stanowi warunek ustawowy w zakresie prowadzenia dokumentacji, w tym dokumentacji medycznej w sposób określony przepisami prawa. Niepodanie danych może skutkować odmową udzielenia świadczenia medycznego. Podanie danych kontaktowych ułatwia też komunikację z pacjentem (potwierdzenie, odwołanie wizyty).

CEL, PODSTAWA PRAWNA I OKRES PRZETWARZANIA DANYCH

Odnośnie świadczonych usług medycznych

Dane osobowe przetwarzane w celu rejestracji, komunikacji, udzielania świadczeń zdrowotnych oraz prowadzenia dokumentacji medycznej są przetwarzane w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c) RODO - obowiązek prawny oraz art. 9 ust. 2 lit. h) RODO w związku z art. 3 ust. 1 i 2 Ustawy o działalności leczniczej i art. 24 Ustawy o prawach pacjenta i Rzecznika Praw Pacjenta.

W przypadku upoważnienia osób trzecich do informacji o stanie zdrowia pacjenta i do dokumentacji medycznej podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z art. 9 ust. 3 Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z art. 26 ust. 1 i 2 oraz art. 27 Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz w § 70 i § 71 Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.

Przetwarzanie danych w związku z ustaleniem, dochodzeniem roszczeń i obroną przed roszczeniami odbywa się w oparciu o prawnie uzasadniony interes Administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

Dane osobowe w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa będą przetwarzane przez okres wypełnienia tych obowiązków i wymagany przez przepisy prawa, a w przypadku gdy stanowią dokumentację medyczną – przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych w art. 29 Ustawy o prawach pacjenta i Rzecznika Praw Pacjenta.

Odnośnie kontaktu za pomocą formularza kontaktowego

Dane osobowe w celu komunikacji za pomocą formularza kontaktowego będą przetwarzane w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes) przez okres utrzymywania bieżących relacji lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych.

Odnośnie subskrypcji newslettera

Dane osobowe w celu subskrypcji wysyłki newslettera z powiadomieniami o naszych szkoleniach i wydawnictwach przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu, i art. 10 Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu, w zależności które ze zdarzeń nastąpi jako pierwsze.

Odnośnie Profesjonalnej Szkoły Psychoterapii

Dane osobowe w celu rekrutacji do Profesjonalnej Szkoły Psychoterapii przetwarzane są w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy i niezbędność dla wykonania umowy oraz prawnie uzasadniony interes Instytutu - art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. W celu ewidencji studentów, komunikacji, oceny nagrań video z wizerunkiem pacjenta i studenta PSP potwierdzających kwalifikacje studenta PSP w zakresie prawidłowości stosowanych przez niego metod oraz w celu wydania dyplomów i stosownych zaświadczeń ukończenia szkolenia podyplomowego dane przetwarzane są w oparciu o prawnie uzasadniony interes Instytutu - art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

W przypadku negatywnego rozpatrzenia podania o przyjęcie do Profesjonalnej Szkoły Psychoterapii podanie zostanie zniszczone natychmiast po zakończeniu rekrutacji. W przypadku przyjęcia do Szkoły Instytut będzie przechowywał dane osobowe studentów do czasu realizacji celu, jakim jest ukończenie Profesjonalnej Szkoły Psychoterapii, wcześniejszego zgłoszenia sprzeciwu lub przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Odnośnie Centrum Szkoleń i Psychoedukacji

Dane osobowe w celu zapisów i uczestnictwa w prowadzonych szkoleniach przetwarzane są w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy i niezbędność dla wykonania umowy oraz prawnie uzasadniony interes Instytutu - art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. W celu komunikacji, oceny nagrań video z wizerunkiem pacjenta i uczestnika szkolenia potwierdzających kwalifikacje uczestnika szkolenia w zakresie prawidłowości stosowanych przez niego metod oraz w celu wydania certyfikatów i stosownych zaświadczeń o ukończeniu szkolenia dane przetwarzane są w oparciu o prawnie uzasadniony interes Instytutu - art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Dane osobowe uczestników szkolenia będą przetwarzane do czasu realizacji celu, jakim jest przeprowadzenie szkolenia, wcześniejszego zgłoszenia sprzeciwu lub przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Odnośnie stażu klinicznego w Instytucie Psychologii Zdrowia PTP

Przeprowadzenie rekrutacji na odbycie stażu, jego realizacja i wydanie odpowiednich zaświadczeń przetwarzane są w oparciu o podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy i niezbędność dla wykonania umowy - art. 6 ust. 1 lit. b) RODO oraz w oparciu o prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

W przypadku negatywnego rozpatrzenia podania o przyjęcie na staż podanie zostanie zniszczone natychmiast po zakończeniu rekrutacji. W przypadku przyjęcia na staż Instytut będzie przechowywał dane osobowe przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa w zakresie przechowywania dokumentacji związanej z odbywaniem stażu.

Odnośnie uczestnictwa w organizowanych konkursach

W celu przeprowadzenia konkursów dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit a) RODO - zgoda.

Dane osobowe uczestników konkursów będą przechowywane do czasu wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach konkursowych, zakończenia konkursu lub przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Odnośnie Klientów Wydawnictwa Zielone Drzewo, zakupu publikacji lub prenumeraty czasopism

Dane osobowe w celu zawarcia i wykonania umowy będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO przez czas trwania umowy i do czasu upływu terminów do dochodzenia roszczeń. W celu rozpatrywania skarg, reklamacji czy zwrotu dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c) RODO przez 1 rok po terminie upływu rękojmi czy rozliczeniu reklamacji czy zwrotu. Dane osobowe w celu archiwizowania dokumentów rozliczeniowych będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W celu badania poziomu satysfakcji Czytelników oraz ich oceny pod kątem ulepszania pisma dane będą przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) do czasu wniesienia sprzeciwu.

Odnośnie kontaktów biznesowych

Dane osobowe w związku z zawarciem oraz realizacją umowy przetwarzane są w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - wykonanie umowy, a w zakresie komunikacji z osobami kontaktowymi w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadniony interes

Dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji umowy o współpracę, a po tym czasie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń i okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa.

Odnośnie prowadzenia korespondencji z Instytutem Psychologii Zdrowia PTP

Prowadzenie korespondencji elektronicznej i w formie tradycyjnej odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes. W tym zakresie stosuje się okresy retencji właściwe dla danego zbioru i procesu przetwarzania danych osobowych.

Odnośnie przekazywania wsparcia finansowego dla Instytutu Psychologii Zdrowia PTP

Dane osobowe przetwarzane będą w celu prowadzenia ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z art. 74 ust. 2 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz w związku z art. 26 ust. 7 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. W przypadku wykonania umowy / przekazania darowizny dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

Dane będą przechowywane przez okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa.

Odnośnie kandydatów biorących udział w procesie rekrutacyjnym w Instytucie Psychologii Zdrowia PTP

Dane osobowe w celu prowadzenia postępowania rekrutacyjnego na dane stanowisko są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO - obowiązek prawny, art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadniony interes.

Dane osobowe kandydatów do pracy będą przechowywane do momentu zakończenia procesu rekrutacji na dane stanowisko.

ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

Dostęp do Państwa danych osobowych mogą mieć:

1. pracownicy i współpracownicy Instytutu Psychologii Zdrowia PTP upoważnieni do przetwarzania danych osobowych;
2. podmioty, którym Instytut Psychologii Zdrowia PTP powierzył przetwarzanie danych osobowych;
3. podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską;
4. podmioty i kancelarie prawne wspomagające proces dochodzenia roszczeń i obronę przed roszczeniami;
5. w przypadku danych osobowych przetwarzanych w celu świadczenia usług zdrowotnych – inne podmioty lecznicze w celu zapewnienia ciągłości leczenia oraz dostępności świadczeń zdrowotnych;
6. inne podmioty, osoby lub organy – w zakresie i na zasadach określonych przepisami prawa, w tym osoby upoważnione przez Państwa w ramach realizacji praw pacjenta.

PRAWA PRZYSŁUGUJĄCE W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

W związku z przetwarzaniem przez Instytutu Psychologii Zdrowia PTP danych osobowych przysługuje Państwu:

1. prawo dostępu do Państwa danych osobowych (art. 15 RODO);
2. prawo do sprostowania Państwa danych osobowych (art. 16 RODO);
3. prawo do żądania usunięcia danych w przypadkach określonych w art. 17 ust. 1, z uwzględnieniem wyjątków określonych w przepisie art. 17 ust. 3 RODO;
4. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych w art. 18 RODO;
5. prawo do sprzeciwu wobec danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu z zachowaniem odpowiednich terminów przetwarzania danych (art. 21 RODO);
6. prawo do przenoszenia danych w przypadkach określonych w przepisach art. 20 RODO;
7. prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych przez Administratora w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (w przypadkach, gdy przesłanką legalizującą przetwarzanie danych była wyrażona zgoda);
8. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy RODO.

Powyższe prawa wskazane w pkt. 3, 4 i 5 nie mają zastosowania w odniesieniu do danych osobowych zgromadzonych w dokumentacji medycznej.

Państwa dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu skutkującemu podejmowaniem decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (bez udziału personelu), wywołujących wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających.